Description métier
Plus diplômé et expérimenté que les autres secrétaires, le secrétaire de direction ou assistant(e) de direction est la personne de confiance d’un ou de plusieurs directeurs.
Il gère les rendez-vous (agenda) et l’emploi du temps de ces derniers et prend connaissance de leur courrier, prépare leur correspondance, organise des réunions dont il fait le plus souvent le compte rendu ou le relevé de conclusions. Il supervise leurs déplacements professionnels.
Le secrétaire de direction sélectionne les informations et les documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur et transmet aux services concernés les instructions de ses supérieurs. Il prépare les dossiers, rassemble les informations nécessaires à la prise de décision et les transmet aux destinataires.
Il sait où trouver l’information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement.
La fonction requiert de solides qualités relationnelles. Organisation, méthode, bonne présentation, esprit d’initiative et autonomie lui sont demandés.
La diversité des questions traitées et des outils utilisés, la nécessité de devoir s’adapter à des interlocuteurs très différents (patrons, personnels des services, clients, administration, représentants du personnel) font des capacités d’observation, d’adaptation et de discrétion les qualités indispensables d’un(e) bon(ne) secrétaire de direction.
Il a une bonne expression orale et écrite, utilise au mieux toutes les technologies multimédia et maîtrise parfois deux langues étrangères.
Très disponible, d’une grande discrétion, il adapte le plus souvent son emploi du temps et ses horaires de travail aux impératifs de l’entreprise ou de son hiérarchique.
Études / Formation pour devenir Secrétaire de direction
Du bac pro au BUT, plusieurs formations professionnelles peuvent déboucher sur un emploi de secrétaire puis de secrétaire de direction. La frontière entre ces postes est parfois floues dans les PME/PMI. Exemples de formations :
niveau bac
- Bac pro AGOrA – assistance à la gestion des organisations et de leurs activités (ex bac pro GA – gestion-administration)
- Bac technologique STMG – sciences et technologies du management et de la gestion,
niveau bac + 2
- BTS SAM – support à l’action managériale
- BTS gestion de la PME
- DEUST bureautique et communication multimédia, option assistant de direction (Université du littoral cote d’opale).
niveau bac + 3
- BUT GEA – gestion des entreprises et des administrations,
- BUT GACO – gestion administrative et commerciale,
- BUT CJ – carrières juridiques,
En dehors de ces diplômes professionnels, il existe de nombreuses formations universitaires, de niveau licence, licence professionnelle ou master en économie, gestion, lettres, langues ou droit, qui peuvent être prises en compte pour postuler à un emploi de secrétariat de direction dans des entreprises importantes.
Salaires
Le salaire moyen mensuel brut d’une secrétaire de direction varie du simple au double.
Evolutions de carrière
Avec de l’expérience professionnelle, le ou la secrétaire de direction peut se voir confier un service autonome il ou elle a alors le statut de cadre.
Le secrétaire de direction peut se spécialiser : assistante RH, commerciale, export, comptable, juridique, gestion PME/PMI…
