L’Entreprise
Une compagnie étrangère spécialisée dans la recherche et les forages pétroliers.
Réaliser le secrétariat, le suivi de certains dossiers et rendez-vous d’une direction fonctionnelle ou auprès du chef d’établissement. Organiser pour le chef d’établissement et/ou les directeurs adjoints le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques.
Missions principales
- Accueil physique et téléphonique,
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques,
- Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage), Prise de rendez-vous, tenue de l’agenda du chef d’établissement et des directeurs adjoints, Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des salles de réunion,
- Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux, arrêtés,
- Prises de notes et rédaction de comptes-rendus, Préparation et suivi de dossiers,
- Reproduction des documents, Classement et archivage des documents : courriers, notes, comptes-rendus, décisions, Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax)
Savoir-faire requis
- Utiliser les outils informatiques,
- Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que les personnes, Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,
- Renseigner les interlocuteurs, S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés,
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, des rendez-vous, de visites du chef d’établissement
- Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courriers, notes, procès-verbal, comptes rendus, dossier…)
- Organiser et prioriser les activités de secrétariat Travailler en équipe
- Relations professionnelles les plus fréquentes
- Le responsable du secrétariat de direction, le chef d’établissements, les directeurs fonctionnels,
- Les responsables des services, les cadres administratifs et/ou cadres de santé, Partenaires (autres directions d’établissements publics)
Partenaires sociaux
- Le personnel de l’établissement pour l’accueil et la transmission d’informations les médecins
- Expérience et connaissances conseillées
- Bureautique
- Techniques de secrétariat
- Techniques d’accueil physique et téléphonique
- Classement et archivage
- Communication/relations interprofessionnelles
- Prérequis indispensable
- Connaissance de l’outil informatique et des logiciels de bureautique
- Connaissance générale de la gestion et organisation
- Connaissance détaillée des lois et décrets des instances
Profil
- Brevet professionnel bureautique (niveau IV)
- Titre professionnel secrétaire assistant(e) (niveau IV)
- Baccalauréat professionnel gestion-administration
Référence: OFR000146REC
Date limite : 25 Octobre 2021.
