Résultat 1 : D’ici 2028, des politiques publiques inclusives et transparentes permettent aux populations d’être plus résilientes et d’avoir un accès équitable aux ressources naturelles et aux services publics (Résultat 3 de l’UNSDCF).
Résultat 2. D’ici 2028, des statistiques sur le genre, des données et des produits de connaissances ventilés par sexe seront disponibles pour le suivi des ODD (Résultat PS 6).
Résultat 3 : D’ici 2028, le système des Nations Unies contribuera de manière cohérente et systématique aux progrès en matière d’égalité des sexes et d’autonomisation des femmes et des filles (Résultat SP 7).
Résultat 4 : D’ici 2028, les systèmes de production, y compris les systèmes alimentaires, sont organisés pour promouvoir l’entrepreneuriat, l’innovation technologique et fournir des emplois décents aux populations, en particulier aux plus vulnérables, notamment les jeunes, les femmes, les personnes handicapées, les migrants, dans les zones rurales et périurbaines (Résultat 1 de l’UNSDCF).
Résultat 5 : D’ici 2028, les systèmes de protection sociale et les services sociaux de base garantissent un accès équitable, inclusif et de qualité aux populations les plus vulnérables, en particulier celles vivant dans les zones reculées, périurbaines, rurales ou frontalières (Résultat 2 de l’UNSDCF).
Relevant du représentant pays du Sénégal, l'associé exécutif est chargé de fournir divers soutiens administratifs exécutifs au représentant pays d'ONU Femmes en maintenant une confidentialité totale dans tous les aspects de la mission et, en étroite coordination avec la direction et le personnel du bureau de pays (CO), de gérer le flux efficace d'informations et de communications afin d'assurer une diffusion rapide des informations, une action rapide et le respect des délais établis.
Fonctions et responsabilités clés
Fournir un soutien exécutif au représentant pays d'ONU Femmes au Sénégal :
Gérer le calendrier du représentant pays d'ONU Femmes ainsi que le calendrier des rendez-vous et des réunions ;
Organiser les voyages, l'hébergement à l'hôtel et autres logistiques pour le représentant pays d'ONU Femmes ;
Tenir à jour la liste des contacts du bureau de pays ; mettre à jour les listes de diffusion électronique ;
Répondre et filtrer l'appel du représentant national avec tact et discrétion ;
Gérer les dossiers administratifs sur les déplacements et les rapports de mission du Représentant Pays ;
Rechercher des dossiers, collecter des informations et organiser le matériel pour répondre aux demandes du représentant pays.
Fournir un soutien administratif au représentant pays d’ONU Femmes Sénégal :
Prendre les dispositions logistiques, administratives et financières pour organiser des réunions, des événements et des ateliers ;
Organiser et assister à des réunions et événements, préparer des procès-verbaux et des résumés ;
Préparer et assembler des documents d'information et des présentations PowerPoint pour le représentant national/
Directeur régional des réunions, missions et autres événements marquants ;
Organiser et surveiller le système de classement du bureau ;
Effectuer un suivi avec le représentant pays sur les délais et les engagements.
Fournir un soutien efficace en matière de communication et de gestion de l'information au commandant :
Faciliter le flux d’informations et la communication entre le bureau du représentant national d’ONU Femmes et d’autres unités au sein ou à l’extérieur d’ONU Femmes ;
Examiner, hiérarchiser et acheminer la correspondance vers et depuis le bureau de représentation pays d'ONU Femmes ; prendre des mesures de suivi proactives et tenir le représentant national informé ;
Répondre et/ou diriger les demandes de renseignements vers les unités appropriées pour une action/réponse en temps opportun ;
Préparer la correspondance courante et les circulaires interservices ; examiner les documents et les rapports pour s'assurer que l'orthographe, la ponctuation et le format sont corrects ;
Maintenir et organiser à jour les fichiers matériels et électroniques pour un accès et une récupération faciles ; assurer la sécurité des documents confidentiels ;
Aider à la préparation et à la finalisation des traductions informelles ; agir à titre d’interprète au besoin.
Fournir un soutien administratif et opérationnel au CO conformément aux règles, réglementations, politiques et stratégies d'ONU Femmes :
Organiser les expéditions, les modalités de dédouanement et préparer les documents pour les expéditions d'ONU Femmes (reçues/envoyées) ;
Organiser les réservations de voyage et d'hôtel, préparer les autorisations de voyage, traiter les demandes de visas et d'indemnités journalières de subsistance (DSA), de cartes d'identité et autres documents ;
Fournir un soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites ;
Fournir un soutien administratif à l'entretien des locaux et des services communs, selon les besoins ;
Maintenir un système de classement garantissant la sécurité des documents confidentiels, si nécessaire.
Coordonner et organiser les processus de gestion des actifs et d’approvisionnement :
Surveiller et entretenir les fournitures de papeterie de bureau, y compris la tenue à jour de la liste des stocks de papeterie, la distribution de la papeterie et la tenue d'un journal de distribution ;
Coordonner la gestion des actifs au bureau, préparer et soumettre des rapports d'inventaire périodiques, coordonner la vérification physique des articles en inventaire ;
Contribuer à la préparation des plans de passation des marchés pour le bureau et suivre leur mise en œuvre ;
Générer des rapports liés aux achats ; rechercher et rédiger des réponses aux demandes de renseignements ;
Examiner les demandes d'achat et lancer des procédures d'achat pour les équipements, fournitures et services de bureau et de projet ;
Organiser les activités et les processus d'approvisionnement, y compris la préparation et la conduite des appels d'offres, des appels d'offres ou des appels d'offres, l'ouverture et l'évaluation des offres ;
Coordonner les négociations contractuelles, préparer la demande d'attribution de contrat pour l'examen et l'approbation des autorités compétentes, selon les besoins ;
Préparer les bons de commande (PO) et les contrats dans et en dehors du système Quantum, créer des profils de fournisseurs dans le système Quantum :
Examiner les processus de passation de marchés menés par les projets ; présentations au Comité d’examen des marchés publics.
Fournir un soutien aux activités de relations extérieures du bureau du représentant pays d’ONU Femmes Sénégal :
Faciliter l’interaction du représentant pays avec divers partenaires externes par le biais de communications écrites, verbales et électroniques, et par le biais de relations collaboratives et proactives avec ses homologues et collègues des bureaux partenaires ;
Recevoir et saluer les hauts fonctionnaires/visiteurs ;
Assurer les questions de protocole, recevoir des visiteurs/fonctionnaires de haut rang, coordonner les arrangements logistiques liés aux visites.
Contribuer à la construction et au partage des connaissances :
Fournir un soutien administratif pour une gestion et un partage efficaces des connaissances au sein du bureau et d'autres bureaux/sièges ;
Développer et partager des connaissances et des expériences liées au soutien administratif et opérationnel.
Le titulaire exécute d'autres tâches relevant de son profil fonctionnel jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau et de l'Organisation.
Responsabilités de supervision/gestion
N / A
Compétences :
Valeurs fondamentales :
Intégrité;
Professionnalisme;
Respect de la diversité.
Compétences de base :
Sensibilisation et sensibilité aux questions de genre ;
Responsabilité;
Résolution créative de problèmes ;
Communication efficace ;
Collaboration inclusive ;
Engagement des parties prenantes ;
Montrer l’exemple.
Veuillez visiter ce lien pour plus d’informations sur le cadre de valeurs et de compétences d’ONU Femmes :
Compétences fonctionnelles
Capacité à gérer les données/calendriers, les documents, la correspondance, les rapports et à maintenir le protocole et le flux d'informations ;
Bonne connaissance des règles et règlements administratifs;
Capacité à effectuer des travaux de nature confidentielle ;
Capacité à créer, éditer et présenter des informations dans un format clair, en utilisant les fonctionnalités informatiques appropriées ;
Capacité à administrer les processus administratifs.
Formation et certification
L'achèvement de l'enseignement secondaire est requis.
Un baccalauréat en administration des affaires ou en administration publique est un atout.
Expérience
Au moins cinq (5) années d'expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés avec une expérience en administration, secrétariat ou programme.
Expérience dans l'utilisation d'applications informatiques et de progiciels tels que Microsoft Office et de systèmes de gestion Web ; est requis
Une expérience dans l'utilisation d'un système ERP moderne basé sur le Web, de préférence Oracle Cloud, est souhaitable.
Langues
La maîtrise de l'anglais et du français est requise.
Déclarations
En juillet 2010, l'Assemblée générale des Nations Unies a créé ONU Femmes, l'Entité des Nations Unies pour l'égalité des sexes et l'autonomisation des femmes. La création d’ONU Femmes s’inscrit dans le cadre du programme de réforme des Nations Unies, rassemblant des ressources et des mandats pour un plus grand impact. Il fusionne et s’appuie sur le travail important de quatre parties auparavant distinctes du système des Nations Unies (DAW, OSAGI, INSTRAW et UNIFEM), qui se concentraient exclusivement sur l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes.
Diversité et inclusion
À ONU Femmes, nous nous engageons à créer un environnement diversifié et inclusif de respect mutuel. ONU Femmes recrute, emploie, forme, rémunère et promeut indépendamment de la race, de la religion, de la couleur, du sexe, de l'identité de genre, de l'orientation sexuelle, de l'âge, des capacités, de l'origine nationale ou de toute autre base couverte par la loi appropriée. Tout emploi est décidé sur la base des qualifications, des compétences, de l'intégrité et des besoins organisationnels.
Si vous avez besoin d'aménagements raisonnables pour soutenir votre participation au processus de recrutement et de sélection, veuillez inclure ces informations dans votre candidature.
ONU Femmes applique une politique de tolérance zéro à l'égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et d'ONU Femmes, notamment l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l'abus d'autorité et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront adhérer aux politiques et procédures d’ONU Femmes ainsi qu’aux normes de conduite attendues du personnel d’ONU Femmes et seront donc soumis à une vérification rigoureuse de leurs références et de leurs antécédents. (La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés pourront être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer une vérification des antécédents.)
Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : estm.fa.em2.oraclecloud.com.
