Réceptionniste
Numéro de poste : req29421
Organisation : IFC
Secteur : Administration/Support de bureau
Niveau : GA
Durée du mandat : 3 ans 0 mois
Type de recrutement : Recrutement local
Lieu : Dakar, Sénégal
Langue(s) requise(s) : Anglais
Langue(s) préférée(s) :
Date de clôture : 10/2/2024 (MM/JJ/AAAA) à 23h59 UTC
Description
IFC, membre du Groupe de la Banque mondiale, est la plus grande institution de développement mondiale axée sur le secteur privé dans les marchés émergents. Nous travaillons dans plus de 100 pays, en utilisant notre capital, notre expertise et notre influence pour créer des marchés et des opportunités. Notre mission est de tirer parti du pouvoir du secteur privé pour mettre fin à l'extrême pauvreté et favoriser une prospérité partagée sur une planète vivable. Pour plus d'informations, visitez www.ifc.org.
La Société financière internationale (IFC), la branche du secteur privé du Groupe de la Banque mondiale, à Dakar, au Sénégal, cherche à recruter un candidat dynamique, extraverti, organisé et dûment qualifié pour occuper le poste de réceptionniste.
Fonctions et responsabilités
Accueil et soutien administratif du bureau
Fournir un service téléphonique de haute qualité (le standard) - répondre aux questions, prendre des messages téléphoniques précis et s'assurer qu'ils sont acheminés en temps opportun au destinataire prévu et de manière efficace, agréable et effective.
Recevoir la correspondance, les documents, les papiers, les messages, les journaux et les magazines arrivant à la réception et effectuer les tâches pour leur livraison/transmission appropriée aux membres du personnel, à la salle des dossiers ou à toute autre zone désignée du bureau.
Recevoir/expédier la valise diplomatique, tenir des registres appropriés. Surveiller les entrées du formulaire de demande de valise, rédiger et soumettre des rapports mensuels sur la valise à l'unité administrative.
Rédiger des lettres de routine et des réponses en fonction des instructions générales.
Identifier et admettre tous les visiteurs arrivant à la réception et fournir un soutien et des directives si nécessaire.
Tenir à jour une liste de contacts (téléphone portable, téléphone fixe) et distribuer mensuellement.
Mettre à jour la liste du personnel des missions de visite quotidiennement
Aider les clients internes et externes pour les demandes générales et/ou fournir des conseils.
Appuie la coordination logistique des conférences, ateliers, retraites, événements d'apprentissage, envoie des invitations aux participants et assure le suivi de la confirmation de la présence si nécessaire.
Tenir à jour une base de données des responsables gouvernementaux, des donateurs, des agences des Nations Unies, des organisations non gouvernementales, des fournisseurs et d'autres institutions et personnes régulièrement associées au travail du bureau de pays.
Assurer une apparence propre et ordonnée de la réception et de la salle d'attente.
Gérer les horaires de congés/formations/missions en utilisant des compétences de base en matière de clavier et de traitement de texte, diffuser chaque semaine au personnel de l'équipe du pays.
Gérer les voitures et la flotte du bureau et coordonner les horaires des chauffeurs.
Garder le contrôle de la mission de visite et s'assurer que l'assistant d'équipe (TA) et l'assistant exécutif (EA) appropriés sont au courant de la mission/visite.
Fournir un soutien administratif général selon les besoins et les affectations pour assurer le bon fonctionnement du bureau de pays.
Traiter les autorisations gouvernementales, les licences, les inspections, les enregistrements et les assurances nécessaires conformément aux réglementations locales. Gérer les processus de visas, les dédouanements, les questions fiscales et autres questions de bureau ou de personnel liées au gouvernement. Coordonner avec le ministère des Affaires étrangères concernant toutes les questions de protocole (notamment les voitures de bureau diplomatique, les dispositions requises pour les visiteurs de haut niveau ; les documents de résidence ; la demande de visa ; l'importation de véhicules).
Aider à l'embauche et à la gestion du personnel de soutien temporaire local.
Tenir à jour diverses directives et rapports administratifs et de sécurité internes.
L'OA travaillera en étroite collaboration avec le personnel de gestion des ressources et d'administration de la BIRD sur plusieurs processus relatifs aux bâtiments/installations et aux questions administratives relatives à la colocalisation des bureaux de l'IFC et de la BIRD.
Fournir un soutien de secours aux autres membres du personnel de l'ACS selon les besoins.
Critères de sélection
Diplôme d'études secondaires, avec au moins 2 ans d'expérience en tant que réceptionniste
Capacité à prendre des initiatives et à gérer la réception avec des compétences professionnelles louables.
Excellentes compétences interpersonnelles pour interagir efficacement avec une gamme de contacts internes et externes et gérer efficacement diverses situations qui nécessitent un bon jugement, du tact et de la diplomatie.
Capacité avérée à travailler efficacement dans un environnement multiculturel axé sur l'équipe et à fonctionner comme un membre efficace de l'équipe.
Excellente attitude envers le travail dans un environnement en constante évolution.
Solides compétences en communication écrite et verbale pour préparer/rédiger des communications et assurer la qualité des résultats écrits.
Capacité à prioriser le travail, à gérer plusieurs tâches simultanément et à répartir le temps efficacement.
Maîtrise des applications informatiques de base ; la connaissance des politiques et procédures de la Banque serait un avantage mais pas une exigence.
Capacité démontrée à produire un travail de haute qualité sous pression.
