Assistant administratif

Assistant administratif pour les voyages

Cadre organisationnel

L’équipe pour l’Afrique de l’Ouest assume avant tout la responsabilité de déterminer, de planifier et de mettre en œuvre les activités prioritaires de la FAO en Afrique de l’Ouest. Elle sert de point focal pour tout ce qui concerne l’alimentation, la nutrition et l’agriculture. L’équipe contribue notamment à maintenir et à renforcer des liens de collaboration avec les Représentants de la FAO dans les pays et des partenariats constructifs avec les organisations sous régionales de développement. L’équipe facilite la fourniture d’avis ou assistance technique coordonné, par la FAO, selon les besoins, conformément à l’approche décentralisée et au principe de subsidiarité, en servant de point d’entrée en Afrique de l’Ouest et en mobilisant des compétences supplémentaires, dans tous les lieux d’affectation.

Position hiérarchique

Sous la supervision générale du Coordonnateur Sous régional de la FAO et Représentant du bureau pays au Sénégal, et sous la supervision directe des Coordonnateurs Nationaux des projets de la FAO dans les deux bureaux, en étroite coopération avec le charge de l’administration de la FAO, et le responsable de la Logistique, les consultants de la FAO affectés au (x) Projet (s).

Domaine de spécialisation

L’Assistant(e) administratif(ve) effectue une grande variété d’opérations administratives courantes et assure des fonctions d’appui administratif contribuant à la bonne marche de l’unité de travail et à la mise en œuvre des projets/Programmes

Tâches et responsabilités

• Recueillir, saisir, sélectionner et analyser des données à partir de diverses sources, dont les systèmes et bases de données de la FAO ; vérifier l’exactitude des documents de données ; effectuer les calculs nécessaires.
• Tenir les régies d’avances ; rapprocher les dépenses, balances, paiements, bilans et autres données ; aider à la préparation de rapports réguliers et spéciaux en préparant et en modifiant les données dans un format adapté selon les besoins ; contrôler les comptes des projets, des programmes et du bureau.
• Tenir des dossiers détaillés des estimations budgétaires, des obligations et des soldes disponibles ; enregistrer les sommes reçues et les décaissements (grands livres, livres de caisse, bons, etc.) ; effectuer les décaissements de la petite caisse et tenir les comptes.
• Préparer la correspondance administrative courante ; rédiger les versions préliminaires de la correspondance afin de vérifier les données, de répondre aux demandes et d’obtenir des informations additionnelles en matière de transactions et de questions financières, selon les besoins.
• Maintenir des registres d’inventaire locaux, avec la responsabilité que les actifs soient dûment inscrits, entretenus et protégés.
• Tenir à jour un système de classement des documents administratifs et financiers.
• Assurer la liaison avec les banques locales et les institutions financières afin de se tenir à jour des informations financières et règlementaires (taux d’échange et d’intérêt, règles et procédures, suivi des comptes bancaires, etc.).
• Porter assistance à la gestion du personnel et de l’équipement.
• S’acquitter d’autres tâches connexes selon les besoins.

Les candidatures seront examinées en regard des critères suivants:

Conditions minimales à remplir

• Une formation (BAC + 2 ans) en Finance, Gestion ou Comptabilité.
• Trois ans d’expérience dans le travail d’administration et d’appui de bureau.
• Connaissance courante (niveau C) du français et connaissance moyenne (niveau B) en anglais.
• Nationalité sénégalaise

Compétences de base exigées par la FAO

• Attention portée aux résultats
• Avoir l’esprit d’équipe
• Sens de la communication
• Établissement de relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue

Aptitudes techniques/fonctionnelles

• Bonne connaissance des systèmes informatisés d’information financière, de voyages, des ressources humaines ainsi que des procédures et politiques administratives
• Bonne connaissance des normes en matière de communication et de documentation.
• Bonne connaissance de la structure de l’Organisation.

Critères de sélection

• Bonne connaissance des applications MS Office, de l’Internet et du matériel bureautique.
• Capacité à utiliser des logiciels comptables et d’autres systèmes d’information et bases de données pour introduire des données, procéder à des demandes de renseignements, recueillir et définir des rapports ponctuels et des analyses et effectuer la mise en forme des résultats dans un format adapté.

Date limite 29 Février 2024.

Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : jobs.fao.org.